BIG Wacht Documentenwacht voor de zorg

Documentenwacht voor de zorg

Je papieren zijn geldig, en dat kun je in een tel bewijzen

BIG Wacht bewaakt de geldigheid van je VOG, je BIG-registratie, je verklaringen en je scholingsbewijzen, en zet ze op verzoek achter een deellink die vanzelf vervalt.

Vraag een demo aan Bekijk hoe de map werkt

Gemaakt voor zelfstandige zorgverleners en voor bemiddelaars die vooraf willen weten wie er op papier inzetbaar is.

Mijn map

Geschetste weergave

VOG zorg en welzijn Ruim geldig

BIG-registratie Ruim geldig

Scholing medicatieveiligheid Verloopt binnenkort

Diploma verpleegkunde Geen einddatum

Voorbeeldweergave van een map. Er staan geen gegevens van echte zorgverleners in.

Het probleem

Je zorgt voor mensen, en ondertussen bewaakt niemand je papieren

Wie als zelfstandige in de zorg werkt, verkoopt geen uren maar vertrouwen. Dat vertrouwen staat op papier: een verklaring, een registratie, een certificaat, een diploma. Precies die stukken raken verspreid over je mailbox, je telefoon en een map op je laptop.

  • De aanvraag komt altijd op het slechtste moment

    Een bemiddelaar belt voor een dienst en vraagt binnen het uur je stukken. Jij zit in de auto, in een dienst of net in bed na een nacht, en je scant alsnog met je telefoon.

  • Termijnen lopen door zonder dat iemand het ziet

    Herregistratie in het BIG-register is voor de betrokken beroepen elke vijf jaar verplicht. Vijf jaar is lang genoeg om te vergeten, en kort genoeg om je te overvallen.

  • Niemand weet welke versie de laatste is

    Je stuurt een VOG door, een half jaar later vraagt een andere opdrachtgever er weer om, en je weet niet meer welk bestand nu het meest recente is of hoe oud het eigenlijk was.

  • Bijlagen rondmailen voelt niet goed, en dat klopt

    Een BIG-nummer, een geboortedatum en een verklaring over je gedrag zijn persoonsgegevens. Die belanden nu in mailboxen waar je zelf geen enkele grip meer op hebt.

  • Wetgeving vraagt om ordelijkheid, niet om een schoenendoos

    De Wkkgz vraagt een klachtenregeling, de Wtza een melding en een jaarlijkse verantwoording. Ook die stukken horen in dezelfde map, vindbaar wanneer het nodig is.

  • Voor de bemiddelaar is het net zo vervelend

    Wie diensten uitzet, wil vooraf weten of iemand op papier inzetbaar is. Nu is dat een reeks appjes, een gedeelde map en een gevoel dat het wel goed zal zitten.

De oplossing

Een map met tabbladen, en een wacht die meekijkt

BIG Wacht is geen archief waar stukken in verdwijnen. Het is een map die zelf aan de bel trekt en die je in een paar tikken kunt laten zien aan wie erom vraagt. In vier stappen staat het.

  1. Zet je stukken een keer in de map

    Je uploadt je VOG, je bewijs van BIG-registratie, je diploma's, je scholingsbewijzen en je verzekering. Elk stuk krijgt een eigen tabblad in de map.

  2. Leg per stuk de datum vast

    Bij elk document noteer je de datum van afgifte en, als die er is, de einddatum. Voor je BIG-registratie leg je vast wanneer de huidige termijn is ingegaan.

  3. De wacht telt terug

    Vanaf dat moment rekent BIG Wacht per stuk uit hoeveel er nog over is en toont dat als geldigheidsbalk. Je krijgt ruim vooraf een signaal, niet pas als het al te laat is.

  4. Deel wat nodig is, niet meer

    Vraagt een opdrachtgever om je papieren, dan vink je aan welke stukken meegaan en maak je een link met een geldigheidsduur. Daarna vervalt die link vanzelf.

Wat erin zit

Acht onderdelen die het werk uit handen nemen

Alles in BIG Wacht draait om een simpele vraag: is dit stuk vandaag nog geldig, en kan ik het laten zien? Elk onderdeel hieronder is er om die vraag sneller te beantwoorden.

Tabblad 01

Map met tabbladen

Vaste rubrieken voor identiteit, registratie, screening, opleiding, scholing en verzekering. Je zoekt niet, je slaat het juiste tabblad open.

Tabblad 02

Geldigheidsbalk per stuk

Elk document krijgt een balk die laat zien hoeveel van de looptijd er nog over is. In een oogopslag zie je waar het krap wordt.

Tabblad 03

Waarschuwing op drie momenten

Je krijgt bericht ruim voor het aflopen, kort voor het aflopen en op de dag zelf. Per document stel je in of dat per e-mail gaat of alleen in de app.

Tabblad 04

Herregistratiewacht

Herregistratie in het BIG-register is elke vijf jaar verplicht voor de betrokken beroepen. Je legt de ingangsdatum vast en de wacht bewaakt de termijn.

Tabblad 05

Deellink met vervaldatum

Je kiest per aanvraag welke stukken zichtbaar zijn en hoe lang de link werkt. Geen bijlagen meer die eeuwig in een mailbox blijven staan.

Tabblad 06

Scholingslogboek

Elke cursus, training of bijscholing komt met datum, aanbieder en aantal uren in het logboek. Handig als je moet aantonen wat je hebt gevolgd.

Tabblad 07

Overzicht voor bemiddelaars

Werk je met meerdere zorgverleners, dan zie je ze onder elkaar met een eigen balk. Wie er iets mist, staat bovenaan in plaats van onderin je inbox.

Tabblad 08

Uitdraai als dossier

Een knop maakt van je map een net geordend pdf-dossier met inhoudsopgave en datums, voor wie liever een bestand ontvangt dan een link.

Wat het oplevert

Minder gedoe met papier, meer rust in je agenda

Dit is wat gebruikers van een documentenwacht in de praktijk terugkrijgen, in de taal van de zorgverlener zelf.

Je mist geen dienst om een papiertje

Een aanvraag afslaan omdat een certificaat net verlopen is, is zonde van het werk en van de relatie met de opdrachtgever. De wacht ziet het aankomen.

Je bent binnen een minuut klaar met de vraag

Een link sturen kost minder tijd dan zoeken, scannen en apart mailen. Je antwoordt terwijl je nog aan de koffie zit.

Je herregistratie overvalt je niet

Doordat de termijn zichtbaar is, verzamel je je uren en je scholing gespreid in plaats van in een paniekweek vlak voor de datum.

Je oogt zoals je werkt: ordelijk

Een net dossier met datums en een inhoudsopgave doet iets met het beeld dat een opdrachtgever van je heeft, nog voor de eerste dienst.

Je houdt je eigen gegevens in de hand

Jij bepaalt wie wat ziet en hoe lang. Dat is prettiger dan een bijlage die zonder einddatum in de mailbox van een ander blijft liggen.

Bemiddelaars weten waar ze aan toe zijn

Wie diensten verdeelt, kan vooraf zien wie op papier inzetbaar is en hoeft niet achteraf te herstellen wat er ontbrak.

Eerlijk over wat dit is

Wat BIG Wacht wel doet, en wat het beslist niet doet

Software in de zorg belooft vaak te veel. Daarom hieronder eerst de grens: wat neemt deze documentenwacht van je over, en waar houdt het op.

Dit doet BIG Wacht

  • Je bewijsstukken ordenen in vaste tabbladen.
  • Per stuk de looptijd bewaken en op tijd waarschuwen.
  • Een selectie van je stukken achter een aflopende deellink zetten.
  • Je scholing bijhouden met datum, aanbieder en uren.
  • Een geordend pdf-dossier maken voor wie daarom vraagt.

Dit doet BIG Wacht niet

  • Geen koppeling met het BIG-register en geen uitlezing daarvan.
  • Geen aanvraag van je VOG: die wordt afgegeven door Justis.
  • Geen oordeel of je aan de eisen van een opdrachtgever voldoet.
  • Geen patientendossiers: die horen in je zorgadministratie thuis.
  • Geen doorverkoop van je gegevens, aan niemand.

De Nederlandse regels waar dit op aansluit

Zorgaanbieders vallen sinds 1 januari 2016 onder de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg. Die vraagt onder meer een klachtenregeling met een onafhankelijke klachtenfunctionaris en aansluiting bij een erkende geschilleninstantie. Een klacht handel je binnen zes weken af, met een verlenging van maximaal vier weken. Sinds 1 januari 2022 geldt daarnaast de Wet toetreding zorgaanbieders, met een meldplicht voor nieuwe zorgaanbieders, een vergunningplicht voor bepaalde categorieen en een jaarlijkse verantwoording. Calamiteiten moeten binnen drie werkdagen bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd worden gemeld. Die stukken en die afspraken horen in dezelfde map als je diploma's, zodat je ze kunt laten zien wanneer erom wordt gevraagd. In het overzicht van Wkkgz en Wtza voor zelfstandigen staat per verplichting wat je concreet bewaart.

Je gegevens blijven in de Europese Unie

De documenten die je bewaart, staan op servers binnen de Europese Unie. De Algemene verordening gegevensbescherming is leidend, in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Wij sluiten een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die voorschrijft. Gaat er onverhoopt iets mis, dan melden wij een datalek binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Je rechten op inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit en bezwaar staan in de privacyverklaring, en een verzoek beantwoorden wij binnen een maand. Waarom een BIG-nummer en een VOG zorgvuldigheid vragen, lees je in het stuk over het delen van zorgdocumenten.

Wie hierachter zit

BIG Wacht wordt gemaakt en onderhouden door Jimenez Julien, uitgegeven door MLJ. Geen verkoopteam, geen callcenter: je spreekt de maker zelf. Op de auteurspagina lees je hoe hij werkt en waarom deze documentenwacht er is gekomen.

Zo ziet het eruit in de praktijk

De volgende situatie is een geschetst voorbeeld, geen uitspraak van een klant. Een bemiddelaar zoekt op donderdagavond een verpleegkundige voor het weekend. Zij stuurt vier mensen een bericht. Drie beloven hun papieren morgen te sturen. De vierde stuurt binnen twee minuten een link waarin de VOG, de BIG-registratie en het scholingsbewijs staan, elk met een geldigheidsbalk en een datum. Die vierde krijgt de dienst, niet omdat zij beter zorgt, maar omdat de bemiddelaar met haar dossier direct verder kan. Hoe zo'n avond verloopt, staat uitgewerkt in het praktijkvoorbeeld van een spoedaanvraag.

Wat er gebeurt nadat je het formulier invult

Je aanvraag komt rechtstreeks bij Jimenez Julien binnen. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord per e-mail, met een voorstel voor een korte demo waarin we samen jouw map opzetten. Er volgt geen automatische factuur en geen proefabonnement dat stilzwijgend doorloopt.

Tarieven

Drie pakketten, per maand, zonder addertjes

Alle bedragen zijn per maand en exclusief btw. Het algemene btw-tarief is 21 procent. Je zit nergens aan vast: opzeggen kan per maand.

Solo

Voor de zelfstandige zorgverlener die alleen zijn eigen map bewaakt.

12 euro

per maand, exclusief btw
  • Een persoonlijke map met alle tabbladen
  • Onbeperkt documenten met geldigheidsbalk
  • Waarschuwingen per e-mail
  • Deellinks met eigen vervaldatum
  • Uitdraai als pdf-dossier
Solo aanvragen
Team

Voor een waarneemduo of een kleine groep die diensten onderling verdeelt.

29 euro

per maand, exclusief btw
  • Alles uit Solo, voor maximaal vijf zorgverleners
  • Gezamenlijk overzicht met balk per persoon
  • Scholingslogboek per zorgverlener
  • Gedeelde stukken zoals de klachtenregeling
  • Een verzameluitdraai voor de hele groep
Team aanvragen
Bemiddeling

Voor bemiddelaars die diensten uitzetten bij aangesloten zorgverleners.

69 euro

per maand, exclusief btw
  • Alles uit Team, zonder maximum aantal zorgverleners
  • Signaal zodra bij iemand een termijn afloopt
  • Eigen huisstijl op het gedeelde overzicht
  • Uitnodigingen versturen namens je organisatie
  • Overleg met de maker bij de inrichting
Bemiddeling aanvragen

Twijfel je welk pakket past, kies dan in het formulier voor een offerte op maat en beschrijf je situatie. Wat het bijhouden van je papieren je nu al kost, staat uitgerekend in het overzicht van de kosten van scholingsbewijzen.

Veelgestelde vragen

Wat zorgverleners en bemiddelaars het vaakst vragen

Wat doet BIG Wacht precies?

BIG Wacht bewaart je VOG, je BIG-registratie, je diploma's, je scholingsbewijzen en je verklaringen in een map met tabbladen. Per bewijsstuk leg je de einddatum vast, de wacht telt terug en je krijgt ruim voor het verlopen een signaal.

Leest BIG Wacht mijn registratie automatisch uit het BIG-register?

Nee. BIG Wacht koppelt niet met het BIG-register en haalt daar geen gegevens op. Je zet zelf vast wanneer je registratie is ingegaan, en de wacht rekent de termijn en de waarschuwingsmomenten voor je uit.

Hoe helpt de wacht bij mijn herregistratie?

Herregistratie in het BIG-register is voor de betrokken beroepen elke vijf jaar verplicht. Je legt de ingangsdatum van je huidige registratie vast, en BIG Wacht waarschuwt je ruim voordat die termijn afloopt, zodat je je werkuren en scholing op tijd kunt verzamelen.

Kan ik mijn dossier met een zorgbemiddelaar delen?

Ja. Je maakt een deellink, kiest per document of het meegaat en stelt in hoe lang de link werkt. De ontvanger ziet alleen wat je hebt aangevinkt en daarna vervalt de link vanzelf, zonder dat je bijlagen hoeft rond te mailen.

Waar staan mijn documenten en wie kan erbij?

Je documenten staan op servers binnen de Europese Unie en de AVG is leidend. Wij sluiten een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die vraagt, verkopen niets door en gebruiken je dossier niet voor andere doelen dan de dienst zelf.

Vraagt BIG Wacht mijn VOG voor me aan?

Nee. Een Verklaring Omtrent het Gedrag wordt afgegeven door Justis en die aanvraag doe je zelf of via je opdrachtgever. BIG Wacht bewaart de verklaring, houdt bij hoe oud die is en waarschuwt je zodra opdrachtgevers om een recenter exemplaar gaan vragen.

Is BIG Wacht ook bruikbaar voor een zorgbemiddelaar?

Ja. In het pakket Bemiddeling zie je alle aangesloten zorgverleners onder elkaar, elk met een eigen geldigheidsbalk. Zo weet je voordat je een dienst uitzet wie er op papier inzetbaar is en bij wie er nog iets ontbreekt.

Wat gebeurt er nadat ik het formulier heb ingevuld?

Je aanvraag komt rechtstreeks bij Jimenez Julien binnen. Je krijgt binnen twee werkdagen per e-mail antwoord, met een voorstel voor een korte demo. Er volgt geen automatische factuur, geen proefabonnement dat stilzwijgend doorloopt en geen verkooptelefoontje.

Uit de kennisbank

Wat er komt kijken bij papieren in de zorg

In de kennisbank staan negen stukken over screening, registratie, wetgeving en het dossier dat opdrachtgevers van je vragen. Drie ervan zijn een goed begin.

Alle negen artikelen in de kennisbank
Contact

Zet je map in een half uur op, samen met de maker

Vertel kort wat je doet en welke stukken je nu rondstuurt. In de demo zetten we live je eerste tabbladen op, met je eigen documenten of met voorbeelden, en zie je meteen hoe de geldigheidsbalken lopen. Daarna weet je of dit bij je manier van werken past.

Liever gewoon een e-mail sturen? Dat kan naar jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van Jimenez Julien zelf.

Wat er met je gegevens gebeurt en hoe lang wij ze bewaren, staat in de privacyverklaring. We gebruiken je aanvraag alleen om je vraag te beantwoorden.

Je aanvraag komt binnen bij Jimenez Julien. Antwoord volgt binnen twee werkdagen, zonder automatische factuur en zonder verkooptelefoontje.