Wat moet je als zelfstandige zorgverlener zelf regelen voor de Wkkgz en de Wtza?

Je bent zorgverlener, geen jurist, en toch ben je als zelfstandige gewoon een zorgaanbieder in de zin van de wet. Dat betekent dat twee wetten rechtstreeks op jou van toepassing zijn en niet op de instelling waar je toevallig een dienst draait. Hieronder staat wat de Wkkgz en de Wtza concreet van je vragen, en welke bewijsstukken daar per stuk uit voortkomen.

Twee wetten die vaak op een hoop worden gegooid

De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg is in werking sinds 1 januari 2016. Die wet gaat over de kwaliteit van de zorg die je levert en over wat er gebeurt als iemand ontevreden is. De Wet toetreding zorgaanbieders is in werking sinds 1 januari 2022 en gaat over de vraag of je in beeld bent bij de overheid voordat je begint.

In gesprekken lopen die twee constant door elkaar. Dat is begrijpelijk, want ze raken elkaar: de Wtza regelt de toegang tot het veld, de Wkkgz regelt hoe je je daarbinnen gedraagt. Voor je administratie is het verschil wel belangrijk, want ze leveren verschillende papieren op en die papieren hebben verschillende houdbaarheden.

Belangrijk uitgangspunt: allebei de wetten kijken naar de zorgaanbieder, niet naar de vorm waarin die werkt. Werk je als zelfstandige rechtstreeks voor clienten of via een bemiddelaar voor een instelling, dan blijf je zelf zorgaanbieder. Je kunt die rol niet doorschuiven naar de organisatie die je inhuurt.

Wat de Wtza van je vraagt

De meldplicht

De Wtza kent een meldplicht voor nieuwe zorgaanbieders. Voordat je zorg gaat verlenen, meld je je aan. Het doel is dat de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd weet wie er in het veld actief is, zodat toezicht mogelijk is op meer dan alleen de grote instellingen.

Voor een zelfstandige is dat een eenmalige handeling met een blijvend gevolg. Je bent vanaf dat moment bekend als zorgaanbieder en je wordt op die manier aangesproken. Bewaar de bevestiging van je melding op dezelfde plek als je andere bewijsstukken. Bemiddelaars vragen er niet altijd om, maar zodra iemand er wel naar vraagt, wil je hem binnen een minuut kunnen laten zien.

De vergunningplicht

Naast de meldplicht kent de Wtza een vergunningplicht voor bepaalde categorieen zorgaanbieders. Welke categorie op jou van toepassing is, hangt af van het soort zorg dat je levert en van de manier waarop je dat organiseert. De meeste zelfstandige zorgverleners die op eigen naam werken vallen niet in de zwaarste categorie, maar dat is geen automatisme.

Zoek dit een keer goed uit bij je start en opnieuw zodra je je werk uitbreidt, want dan verandert de vraag. Zet de uitkomst van die check op papier, zodat je later nog weet waarom je destijds tot die conclusie kwam.

De jaarlijkse verantwoording

De Wtza legt zorgaanbieders ook een jaarlijkse verantwoording op. Dat is geen los papiertje maar een terugkerende verplichting, en juist terugkerende verplichtingen verdwijnen het makkelijkst uit beeld bij iemand die het hele jaar diensten draait.

Behandel de verantwoording daarom als een datum in je map, precies zoals je dat met een registratie of een certificaat doet. Zet de deadline vast, zet er een waarschuwing ruim vooraf op en bewaar de bevestiging van elk jaar. Zo bouw je zonder extra werk een reeks op die laat zien dat je je verplichtingen structureel nakomt.

Wat de Wkkgz van je vraagt

Een klachtenregeling en een klachtenfunctionaris

De Wkkgz verplicht zorgaanbieders een klachtenregeling te hebben met een onafhankelijke klachtenfunctionaris. Dat woord onafhankelijk is de kern. Je kunt niet zelf de persoon zijn die een klacht over jouw zorg beoordeelt, ook niet als je in je eentje werkt en de klacht bij nader inzien nergens over gaat.

In de praktijk regelen zelfstandigen dit vrijwel altijd via een aansluiting bij een organisatie die deze functie aanbiedt. Uit die aansluiting rolt een bewijsstuk: een bevestiging, een aansluitnummer of een verklaring. Dat stuk hoort in je map, want het is precies wat een opdrachtgever wil zien als hij nagaat of je je eigen zaken op orde hebt.

Een erkende geschilleninstantie

Naast de klachtenregeling moet je zijn aangesloten bij een erkende geschilleninstantie. Die komt in beeld als een klacht niet in onderling overleg wordt opgelost. Ook dit levert een aansluitbewijs op, en ook dat bewijs heeft een looptijd die afhankelijk is van je lidmaatschap of contract.

Zet bij dat document dus niet alleen de datum van aansluiting, maar ook de datum waarop het lidmaatschap verlengd moet worden. Een aansluiting die stilletjes is verlopen omdat een incasso is mislukt, is een van die dingen die je pas ontdekt op het verkeerde moment.

De termijnen bij een klacht

Komt er een klacht, dan lopen er termijnen. Een klacht moet binnen zes weken worden afgehandeld, met een verlenging van maximaal vier weken. Dat lijkt ruim, maar in een periode waarin je gewoon doorwerkt is het krap. De verlenging is bovendien geen automatisme dat je stilzwijgend inzet: je gebruikt hem bewust en legt vast waarom.

Houd daarom vanaf de dag van binnenkomst een tijdlijn bij: ontvangst, bevestiging, gesprek en reactie. Die tijdlijn is later jouw bewijs dat je de wet hebt gevolgd, ongeacht de uitkomst.

Calamiteiten melden bij de IGJ

Gebeurt er iets ernstigs, dan geldt een aparte route. Calamiteiten moeten binnen drie werkdagen bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd worden gemeld. Drie werkdagen is kort, zeker als het incident je persoonlijk raakt en je tegelijk je diensten moet blijven draaien.

Bereid je daarom voor op een moment waarvan je hoopt dat het nooit komt. Weet vooraf waar je moet melden, welke gegevens je nodig hebt en wie je belt om mee te denken. Dat kost je een keer een half uur en scheelt straks de kostbaarste dagen.

Wat dit betekent voor de map die je bijhoudt

Alle bovenstaande verplichtingen komen uiteindelijk samen in een klein aantal bewijsstukken. Hieronder staan ze op een rij, met wat je er zelf bij vastlegt.

Bewijsstuk	Waar het vandaan komt	Wat je zelf noteert
Bevestiging van de Wtza-melding	Wtza, in werking sinds 1 januari 2022	Datum van melding
Uitkomst van de vergunningcheck	Wtza, vergunningplicht voor bepaalde categorieen	Datum en de reden van je conclusie
Bewijs van de jaarlijkse verantwoording	Wtza	Jaar en datum van indienen
Aansluiting klachtenfunctionaris	Wkkgz, in werking sinds 1 januari 2016	Aansluitdatum en verlengdatum
Aansluiting geschilleninstantie	Wkkgz	Aansluitdatum en verlengdatum
Klachtenregeling zelf	Wkkgz	Versiedatum van het document

Twee van deze zes stukken hebben een harde verlengdatum en twee komen elk jaar terug. Dat is precies het soort ritme waar een agenda-afspraak niet tegen bestand is, maar een geldigheidsbalk wel. In de documentenwacht van BIG Wacht zet je per stuk de datum en telt de balk vanzelf terug, zodat het signaal komt voordat iemand ernaar vraagt.

De grens tussen jouw dossier en het clientdossier

Er is een verschil dat vaak wordt gemist. Je eigen bewijsstukken gaan over jou als aanbieder. Daarnaast bestaat het dossier van de client, en dat valt onder een heel ander regime. Op grond van de Wgbo moeten medische dossiers twintig jaar worden bewaard, gerekend vanaf de laatste wijziging.

Die twee horen niet in dezelfde map. Gegevens over de gezondheid van een client zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 van de Algemene verordening gegevensbescherming en vragen om een strengere behandeling dan je eigen diploma. Houd ze gescheiden, ook fysiek, en deel ze nooit mee in het pakket dat je naar een bemiddelaar stuurt.

Wat je wel over je clientenzorg bijhoudt, is je verwerkingsregister. Artikel 30 van de AVG vraagt daarom. De uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, een risico voor betrokkenen inhoudt of bijzondere persoonsgegevens betreft. In de zorg is aan die voorwaarden bijna altijd voldaan, dus reken erop dat de plicht gewoon voor jou geldt.

Waar zelfstandigen hierop vastlopen

• Ze gaan ervan uit dat de instelling waar ze werken hun klachtenregeling regelt. Die instelling regelt haar eigen regeling, niet die van jou.
• Ze regelen de aansluitingen bij de start en kijken er daarna nooit meer naar, terwijl er verlengdata aan hangen.
• Ze bewaren de bevestigingen in de mailbox, waar ze na een jaar niet meer terug te vinden zijn.
• Ze weten pas dat de jaarlijkse verantwoording er is als de termijn al loopt.
• Ze sturen bij een aanvraag het hele pakket mee, inclusief stukken die niets met de opdracht te maken hebben.

Dat laatste punt komt vaker voor dan je denkt en is goed te voorkomen. Welke stukken een opdrachtgever daadwerkelijk mag verwachten, staat in de checklist met documenten die een zorgbemiddelaar opvraagt. Wie de stukken per opdracht selecteert, houdt het overzicht en deelt niet meer dan nodig.

Zo hangt dit samen met je andere papieren

De Wkkgz en de Wtza leveren de stukken op die over jou als onderneming gaan. Daarnaast lopen de stukken die over jou als beroepsbeoefenaar gaan: je registratie, je diploma en je screening. Herregistratie in het BIG-register is voor de betrokken beroepen elke vijf jaar verplicht, en een Verklaring Omtrent het Gedrag wordt afgegeven door Justis en heeft geen wettelijke einddatum.

Hoe je die screening aanvraagt en bruikbaar houdt, staat uitgewerkt in de gids over het aanvragen van een VOG voor werk in de zorg. Samen met de stukken uit dit artikel heb je dan de volledige set die een opdrachtgever wil zien voordat je aan een dienst begint.

Hoe zo'n aanvraag er in de praktijk uitziet als het snel moet, is beschreven in de geschetste avond waarin een bemiddelaar met spoed een nachtdienst moet vullen. Die situatie laat scherp zien waarom vindbaarheid net zo belangrijk is als volledigheid. Wil je weten wie deze kennisbank schrijft en waarom, kijk dan op de pagina van Jimenez Julien.

Conclusie: zes stukken, twee wetten, een plek om ze te bewaken

De Wkkgz en de Wtza vragen minder van je dan het lijkt, maar wel structureel. Een melding, een vergunningcheck, een jaarlijkse verantwoording, een klachtenregeling en twee aansluitingen. Regel ze een keer goed, leg per stuk de datum vast en zorg dat je ze kunt tonen zonder eerst je hele mailbox door te spitten.

BIG Wacht is precies daarvoor gebouwd. Je zet je aansluitingen, je meldingsbevestiging en je registratie in een map met tabbladen, geeft per stuk de einddatum op en laat de wacht terugtellen. Vraagt een opdrachtgever ernaar, dan stuur je een link die alleen toont wat je hebt aangevinkt en die daarna vanzelf vervalt. Wil je zien hoe dat voor jouw situatie werkt, vraag dan een demo aan via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van de maker zelf.