Is een cloudmap genoeg voor je zorgpapieren of heb je echt een documentenwacht nodig?

Een map in de cloud kost niets, staat er al en werkt op elk apparaat. Waarom zou je daar iets anders naast zetten voor je VOG, je registratie en je certificaten? Die vraag is terecht, en het antwoord hangt af van wat je precies van je papieren verwacht. Hieronder liggen drie manieren naast elkaar, beoordeeld op de vier taken die je map echt moet doen.

De vier taken die je map moet doen

Voordat je iets vergelijkt, moet duidelijk zijn waarop je vergelijkt. Voor de papieren van een zelfstandige zorgverlener zijn dat er vier, en ze zijn niet even makkelijk.

1. Bewaren. De stukken staan ergens veilig en zijn terug te vinden.
2. Bewaken. Je weet vooraf wanneer iets verloopt, zonder erover na te denken.
3. Delen. Je kunt een selectie tonen aan iemand die erom vraagt, en die toegang weer intrekken.
4. Verantwoorden. Je kunt achteraf laten zien wat je wanneer met wie hebt gedeeld.

Bijna elke oplossing scoort goed op de eerste taak. Het verschil zit in de andere drie. Wie alleen naar bewaren kijkt, kiest onvermijdelijk voor de goedkoopste optie en loopt daarna tegen de rest aan.

Manier 1: de map op je eigen apparaat

De meest voorkomende oplossing is helemaal geen oplossing: een map op je laptop, aangevuld met screenshots op je telefoon en een paar oude mails. Het kost niets en het voelt overzichtelijk, omdat jij weet waar alles staat.

Het gaat mis op drie punten. Er is geen kopie als je apparaat kapotgaat of wordt gestolen. Er is geen klok, dus niets waarschuwt je als een certificaat afloopt. En delen gaat via bijlagen, waarna je geen enkel zicht meer hebt op waar die bijlagen belanden.

Daar komt een minder zichtbaar risico bij. Bewaar je op hetzelfde apparaat ook aantekeningen over clienten, dan staan bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 van de AVG op een apparaat zonder aparte beveiliging. Raakt dat kwijt, dan heb je mogelijk een datalek, en datalekken moeten binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld.

Manier 2: de gedeelde cloudmap

De volgende stap die de meeste mensen zetten is een map in een clouddienst. Dat lost het eerste probleem netjes op: je bestanden staan niet meer op een enkel apparaat en je kunt er overal bij. Voor bewaren is dit ruim voldoende.

Wat een cloudmap wel doet

• Je bestanden staan op meerdere plekken en overleven een kapotte laptop.
• Je kunt mappen ordenen per soort document.
• Je kunt een map delen met een link in plaats van met een bijlage.
• Sommige diensten laten je een link na verloop van tijd laten vervallen.

Waar een cloudmap tekortschiet

Een cloudmap kent de inhoud van je bestanden niet. Hij ziet een pdf, geen einddatum. Dat betekent dat de tweede taak, bewaken, volledig bij jou blijft liggen. Je moet zelf per document een datum in je agenda zetten, en die agenda-afspraak moet vijf jaar later nog bestaan en nog kloppen.

Bij het delen loop je tegen een tweede grens aan. Je deelt meestal een hele map of een los bestand. Een selectie maken uit twaalf documenten en die als een geheel tonen, betekent dat je eerst een nieuwe map aanmaakt en de juiste stukken erin kopieert. Doe je dat vaak, dan ontstaan er kopieen die je niet meer bijwerkt als je een document vervangt.

En dan de vierde taak. Wie heeft er vorig jaar toegang gekregen tot welke map, en staat die toegang nog open? In een cloudmap is dat na te zoeken, maar zelden overzichtelijk. In het overzicht van fouten waardoor papieren ongemerkt verlopen is precies dat een van de terugkerende oorzaken van gedoe.

Manier 3: een documentenwacht

Een documentenwacht is een map die weet wat er in de bestanden staat, omdat je dat er zelf een keer bij zet. Per bewijsstuk leg je vast wat het is en wanneer het afloopt. Vanaf dat moment is de klok niet meer jouw probleem.

Dat klinkt als een klein verschil, maar het verplaatst de verantwoordelijkheid. In een cloudmap moet jij eraan denken. In een wacht moet jij een keer een datum invullen, en daarna moet het systeem eraan denken. Voor termijnen die vijf jaar lopen, is dat verschil doorslaggevend.

Het tweede verschil zit in het delen. Een wacht deelt geen map maar een selectie: je vinkt aan welke stukken meegaan, stelt in hoe lang de link werkt en de ontvanger ziet niets anders. Vervang je daarna een document, dan ziet iemand met een geldige link vanzelf de nieuwe versie in plaats van een kopie die is blijven hangen.

De drie manieren naast elkaar

Taak	Eigen apparaat	Cloudmap	Documentenwacht
Bewaren	Kwetsbaar, geen kopie	Goed geregeld	Goed geregeld
Bewaken van termijnen	Alleen je geheugen	Handmatig in je agenda	Per document, met signaal vooraf
Selectief delen	Bijlage per mail	Map of los bestand	Selectie per aanvraag
Toegang intrekken	Onmogelijk	Soms, per link	Vervaldatum vooraf ingesteld
Achteraf verantwoorden	Zoeken in verzonden items	Verspreid over instellingen	Overzicht per deellink
Kosten	Geen	Laag tot geen	Abonnement

Waar het verschil in de praktijk zit

Bij een aanvraag onder tijdsdruk

De meeste mensen merken het verschil pas op het moment dat het snel moet. Een bemiddelaar belt op vrijdagmiddag, de dienst is voor zondag en hij wil eerst je stukken zien. Met een cloudmap open je vijf bestanden om te controleren of ze nog kloppen, maakt een nieuwe map en kopieert er zeven stukken in. Met een wacht vink je aan en stuur je een link.

Bij een document dat je vervangt

Je haalt een nieuw certificaat en zet het in je map. In een cloudmap moet je daarna nagaan in welke gedeelde submappen de oude versie ook nog staat. In een wacht vervang je het stuk op een plek en iedereen met geldige toegang ziet de nieuwe versie.

Bij de vraag wie er nog kan meekijken

Een half jaar na een opdracht is de vraag: kan die organisatie er nog bij? Bij een map die je hebt gedeeld, moet je dat opzoeken en handmatig dichtzetten. Bij een link met een ingestelde vervaldatum is die vraag vooraf beantwoord. Waarom dat meer is dan netjes, staat in het achtergrondstuk over het delen van je BIG-nummer en je VOG onder de AVG.

Wanneer een cloudmap gewoon genoeg is

Eerlijk is eerlijk: niet iedereen heeft een wacht nodig. Heb je een vast contract bij een enkele opdrachtgever die je papieren zelf bewaart, lever je hooguit een keer per jaar iets aan en heb je twee documenten met een einddatum, dan haal je uit een cloudmap alles wat je nodig hebt.

Het kantelpunt ligt bij het aantal opdrachtgevers en het aantal termijnen. Werk je voor drie of meer partijen, heb je een registratie met een termijn van vijf jaar, een screening zonder wettelijke einddatum en een handvol certificaten met uiteenlopende geldigheid, dan is de administratie geen bijzaak meer. Dan wordt de tijd die je erin steekt een echte kostenpost, en die post is te begroten. Hoe je dat doet, staat in de begroting van wat je papieren en scholing per jaar kosten.

Waar je op let bij een keuze

• Staan je gegevens binnen de Europese Unie en is de AVG leidend?
• Is er een verwerkersovereenkomst, zoals artikel 28 van de AVG vraagt?
• Kun je per aanvraag kiezen welke documenten meegaan?
• Kun je een deellink vooraf laten vervallen zonder er later aan te hoeven denken?
• Kun je je bestanden er weer uit halen als je stopt?
• Blijft de dienst begrijpelijk voor iemand die geen zin heeft in software?

Die laatste vraag is minder triviaal dan hij lijkt. Een dienst die je alleen gebruikt op het moment dat een opdrachtgever belt, moet na drie maanden niets doen nog steeds meteen duidelijk zijn. Dat is de reden dat de documentenwacht van BIG Wacht uit weinig meer bestaat dan tabbladen, einddata en een knop om te delen. Wat er achter die keuze zit, staat op de pagina van Jimenez Julien.

Conclusie: bewaren is opgelost, bewaken en delen niet

De vergelijking valt niet uit in het voordeel van de duurste optie, maar in het voordeel van de optie die past bij het aantal termijnen dat je bewaakt. Een cloudmap is prima om te bewaren en zwak in het bewaken en het selectief delen. Een documentenwacht is gebouwd voor die twee taken en vraagt daarvoor een klein bedrag per maand.

Wil je weten aan welke kant van dat kantelpunt jij zit, leg je papieren dan naast de vier taken uit dit artikel. Kom je er niet uit, vraag dan een demo aan via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van de maker zelf, en als een cloudmap voor jou volstaat, hoor je dat gewoon.